Jedną z najważniejszych spraw, jaka przychodzi nam do głowy przy okazji organizowania konferencji to zagadnienie bezproblemowej obsługi naszej konferencji. Pod pojęciem bezproblemowości rozumiemy: ciągłość dostarczania swojemu audytorium produktu bardzo dobrze słyszalnego i słyszanego bez przerw, dobrze oprawionego estetycznie w miejscu zapewniającym duży poziom komfortu. Sprawa ma mieć miejsce pozytywnie, również w przypadku, kiedy dochodzi do tego kwestia zapewnienia słuchaczom tłumaczenia i to na wysokim poziomie.
Dużo konfiguracji udanej konferencji
Rodzaj dobieranego tłumaczenia jest ważny w kontekście tego jak chcemy, żeby nasza konferencja wyglądała. Jeżeli konferencja będzie opierać się na kilkudziesięciominutowych wystąpieniach w formie wykładu to zapewnimy naszym słuchaczom tłumaczenie symultaniczne oparte na technologii słuchawkowej audio. Wówczas, osobę tłumaczącą umieszcza się w osobnym pomieszczeniu. Słyszy ona wywód prelegenta i na bieżąco tłumaczy wykład, a jej tłumaczenie jest dostępne dla audytorium w słuchawkowym systemie audio. Jeżeli nasz prelegent po zakończeniu wykładu ma ochotę na dyskusję z zebranymi słuchaczami to przechodzimy wówczas na model tłumaczenie o charakterze konsekutywnym. Osoba tłumacząca język słucha pytań z audytorium, a po zakończeniu przedstawia tłumaczenie prowadzącemu. Wówczas osoba, która zna język prowadzącego przekłada odpowiedź na język, w którym operuje audytorium. Bezproblemowa obsługa techniczna konferencji to zapewnienie takiej liczby tłumaczy, aby każdy z obecnych na sali miał okazję zrozumieć prelegenta. Wzorem dla firm zajmujących się obsługą techniczną i zapewnieniem tłumaczeń na konferencji jest system zorganizowania posiedzeń Parlamentu Europejskiego. Mamy tam do czynienia z równoległym tłumaczeniem wystąpień z języków prelegentów na wszystkie języki używane w krajach Unii Europejskiej. Tego typu metoda jest nieodzowna w środowisku tak zróżnicowanym pod względem językowym. Sam Parlament Europejski nie stosuje wymogu znania języka angielskiego, bądź któregoś z innych urzędowych języków Unii Europejskiej.
Jeżeli chcemy, aby nasza konferencja przebiegłą bez żadnych problemów od strony technicznej musimy albo zadbać o wszystko samodzielnie, a liczba spraw do zorganizowania i do przemyślenia jest naprawdę długa, albo podjąć współpracę z firmą, która zapewni nam bezproblemową obsługę techniczną. Przy doborze firmy od obsługi zastanówmy się nad jej końcowym kształtem oraz o tym, czego oczekiwaliby jej słuchacze lub osoby współuczestniczące.